СТАЖ.рф

Вакансия Офис-менеджер в компании ООО "НОРДТЕКО" Нижневартовск

Вакансия № 7151235
Добавлена 08 апреля
 
откликнуться на вакансию
вид для печати
разместить резюме
Pаздел: Секретарь / Помощник руководителя
Зарплата от: 25000 RUB
Город: Нижневартовск
График работы: Полная занятость
Образование: Высшее
Возраст: не имеет значения
Должностные обязанности

ресепшен, офис
прием всех входящих звонков с речевкой согласно корпоративного стандарта «нордтеко»
узнавать откуда человек узнал о компании «нордтеко»?
прием всех входящих факсов
отправка факсов согласно корпоративного стандарта «нордтеко»
регистрация факсов
регистрация входящих звонков
подготовка общих корпоративных писем согласно корпоративного стандарта «нордтеко»
ведение реестра писем в электронном и бумажном виде
прием и распределение электронных общих писем
бронирование гостиниц сотрудникам филиала, гостей филиала
бронирование авиабилетов сотрудникам филиала, гостей филиала
заказ такси гостям филиала
копирование всех необходимых документов
сканирование всех необходимых документов
подготовка описей на всю корреспонденцию
заказ экспресс-почты, отправка корреспонденции с описью
отправка лично с почтового узла корреспонденции
контроль за положительным балансом и работой связи телефонной стационарной, мобильной, интернет.
при поломках оргтехники или сбое в работе программ вызывать специалистов ит-службы.
подготовка договоров от имени ооо «нордтеко» по всем направлениям, в том числе продажи техники.
заполнение реквизитов входящих договоров и подготовки их на подпись.
сбор резюме от соискателей работы в филиале.
организация переговоров в офисе или арендуемом конференц-зале (проектор, ноутбук, доска, маркеры, блокноты, ручки, папки, вода, закуски, указатели, регистрация).
поддержание безукоризненной чистоты стола и стойки ресепшен – ни каких лишних предметов!
приобретение чая, кофе, сахара, печенья, воды минеральной, алкоголя для гостей в офис.
контроль под отчета за затраты офиса филиала.
заправка картриджей
заказ воды для кулера
заказ канцелярии согласно требований сотрудников офиса
заказ хозяйственных товаров
контроль за уборкой офиса уборщицей.
не допускать наполнения мусорных корзин и присутствие их на виду.
убирать любые лишние предметы в офисе с поля видимости клиента.
самостоятельно поддержание чистоты: на столике для чаепития, кофе машины, так же наличие воды в кофе машине, стойке с продукцией.
приобретение мебели и оргтехники в офис
заказ услуг разнорабочего
ведение протоколов планерок и собраний
осуществление подписки на периодические издания.
организация и контроль за соблюдением сотрудниками компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.
приём документов и личных заявлений на подпись генерального директора компании;
фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;
работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. Материальных ценностей;
организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
оформление исходящих писем, отправка, учет, хранение, проверка получения адресатом.
фиксирование полученной по телефону для сотрудника информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.
взаимодействие с бухгалтерией
получение копий документов от контрагентов офиса
ведение реестра договоров.
пересылка документов электронной почтой, факсом бухгалтерию головного офиса, управляющей компании.
контроль оплаты счетов филиала.
выписывание командировочных сотрудникам офиса.
отметки в командировочных гостям филиала.
получение оригиналов всех документов от контрагентов (договора, квитанции, счета, счета-фактуры, акты, накладные, псм, птс) и передача их в головной офис.
взаимодействие при необходимости с налоговой инспекцией по требованию главного бухгалтера ооо «нордтеко»
ведение графика работы сотрудников филиала.
составление графика отпусков филиала.
хранение в сейфе: документов, ключей от товара
маркетинг
организация мероприятий: поздравления сотрудников, клиентов.
приобретение и украшение елки, заказ подарков для детей в новый год.
участие в выставках – активное согласно инструкции поведения на выставке.
формирование подарков с сувенирной продукцией для клиентов
заказ рекламной продукции в головном офисе
заказ визиток сотрудникам филиала.
подача объявлений в сми янао
фотографирование при необходимости офиса и транспортных средств филиала
заказ фотографий техники в офис
проведение маркетинговых опросов клиентов после продажи
ведение книги проблем, задач, жалоб
тендеры
подготовка копий документов на тендер
сшивание
оформление конвертов
отправка документации в электронном виде после согласования
отправка конвертов
взаимодействие с менеджерами
рассылка по электронным адресам собственной базы потенциальных клиентов и расширение по самостоятельно найденным базам
рассылка факсов по потенциальным клиентам в регионе янао
формирование стандартного коммерческого предложения клиенту со слов менеджера и отправка клиенту.
занесение работ в базу se.

координирует и контролирует работу:

  • водителя: (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта компании);
  • курьеров;
  • уборщицы.

выполняет поручения:

всех руководителей, начальников отделов, менеджеров филиала, головного офиса компании.

подчиняется:

руководителю филиала, главному бухгалтеру

внешний вид

аккуратный
ухоженный
деловой
речь внятная, деловая, без мата, эмоций, сленга, максимализма

результат труда:

состоявшееся общение и обмен информации между правильными получателями.
вовремя и полностью выполненное поручение.
легко получаемая и быстро предоставляемая внутри организационная коммуникация.
оргтехника работающая эффективно.
увеличивающая база потенциальных клиентов.
полная, безупречная документация по всем хозяйственным операциям филиала «нордтеко».
чистый офис соответствующий стандартам компании «нордтеко» с сотрудниками имеющими высокий боевой дух.

Требования
Высшее образование, стаж работы 1-3 года, полная занятость
Дополнительная информация
Опыт работы: 1-3 года
график работы: полный рабочий день

В письме или при звонке укажите, что прочли о вакансии в компании ООО "НОРДТЕКО" на стаж.рф
Контактная информация
ООО "НОРДТЕКО"

Работа Секретарь / Помощник руководителя

Средняя зарплата по специальности «Секретарь / Помощник руководителя» в Нижневартовске - 22500 руб.
Сегодня вакансия Секретарь / Помощник руководителя требуется многим специалистам, которые уже достигли определенных карьерных высот или пока без опыта работы после обучения. Вполне логично, что и у тех, и у других могут возникнуть традиционные сложности с поиском работы Секретарь / Помощник руководителя, которая будет удовлетворять всем требованиям соискателя к работе. Как показали исследования, проведенные специалистами, при подборе на вакансию Секретарь / Помощник руководителя в Нижневартовске, соискатели уделяют внимание в первую очередь следующим аспектам:
  • Размер заработной платы. Как известно, «работа может быть оплачена достаточно «щедро». Именно поэтому в первую очередь те, кто стремится к финансовому благополучию, обращают внимание именно на этот аспект.
  • Способ оплаты труда. «Работа Секретарь / Помощник руководителя в может быть оплачена сдельно, иметь повременную форму, тарифную и т. д. В данном случае соискатель, рассматривая «вакансии Секретарь / Помощник руководителя в подбирает наиболее подходящий и удобный для себя способ финансовых выплат, тем самым, «отсеивая» неподходящие предложения.
  • График работы. Не секрет, что сегодня достаточно часто при подборе персонала работодатели предлагают не только традиционные «пятидневки», но также альтернативные варианты, при которых достигается максимальная эффективность работы. Так, зачастую «вакансии предполагают возможность гибкого графика, удаленной работы с периодическими визитами в офис компании и т.д. Более того, возможной стала и работа по найму. При этом оговаривается срок, в течение которого соискатель будет сотрудником компании, например, в том случае, если он требуется на время выполнения определенного масштабного проекта.
Как правило, все остальные критерии для соискателей, находящихся в поиске работы Секретарь / Помощник руководителя в Нижневартовске, имеют индивидульное значение. Соответственно, этот факт существенно упрощает процесс подбора оптимальной «вакансии и на можно установить соответствующие фильтры по параметрам, что в значительной мере сэкономит время, необходимое на ознакомление с предложениями от работодателей.